Google Workspace adalah salah satu produk google yang memudahkan organisasi kamu dalam mengelola sebuah data baik itu berupa email, file drive, kalender dan lain sebagainya. Sehingga kamu bisa optimalkan kinerja sebuah organisasi atau perushaan kamu secara baik dan terstruktur.
Selain itu dengan menggunakan layanan ini, kamu jg bisa berbagi informasi dan memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) yang dapat membuat kinerja tim lebih optimal, kolaboratif dan terinformasi dibandingkan sebelumnya.
Layanan ini membantu kamu memanfaatkan teknologi digital untuk kepentingan tim perusahaan kamu agar bisa berkembang lebih cepat. Untuk lebih detail, yuk simak pembahasan pada artikel ini.
Apa itu Google Workspace?
Dulu Google Workspace dikenal dengan nama G Suite. Saat ini orang lebih mengenal dengan nama Google Workspace karena google melakukan rebranding. Layanan ini dikenal sebagai kumpulan dari komputasi awan, alat produktivitas dan juga kolaborasi antar member. Software dan produk ini dikembangkan oleh Google.
Pertama kali di rilis ke public di tahun 2006, kemudian berganti nama dengan G Suite pada tahun 2016.
Google Workspace sebenarnya terdiri dari beberapa produk kecil google seperti Gmail, Kontak, Kalender, Meeting, dan juga Chatting. Secara umum fungsinya untuk kepentingan komunikasi yang ditujukan pada keterlibatan kariawan dalam berinteraksi di sebuah perusahaan. Ada juga Drive yang berfungsi untuk menyimpan rangkaian data dari Google Sheet dan Docs.
Terdapat juga edisi pendidikan, kamu bisa membuat Google Classroom untuk keperluan pembelajaran. Mulai tahun 2020 juga masih menggunakan nama yang sama G Suite sebagai kebutuhan pendidikan.
Meskipun sebagian besar layanan ini bisa digunakan secara gratis untuk individual yang memiliki akun google (Gmail). Tetapi Google Workspace juga memberikan tambahan fitur perusahaan. Contohnya alamat email khusus yang menggunakan domain nama perusahaan seperti nama_orang@nama-perushaan.com , pilihan penyimpanan Drive tanpa batas, dukungan telp dan email 24/7.
Semua data yang di simpan akan berpusat pada server Google. Data dan informasi yang disimpan secara langsung dan dihubungkan ke pusat data lainnya untuk pencadangan. Google Workspace juga bebas dari iklan ketika menggunakan layanan, berbeda dengan Gmail gratis sering sekali didapat muncul iklan-iklan disekitarnya.
Aplikasi Google Workspace
Terdapat beberapa aplikasi andalan yang termasuk dalam Google Workspace seperti :
- Gmail
Gmail merupakan layanan email berbasis web yang sudah memiliki lebih dari 1 milyar pengguna aktif di seluruh dunia tercatat pada tahun 2016. Semenjak momen tersebut, Gmail menjadi sangat populer karena memberikan fasilitas ruang penyimpanan email yang besar dan memiliki kemampuan percarian yang cepat. - Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan dan sinkronisasi file. Dirilis sekitar tahun 2012. Secara resmi Google melunjurkan google drive untuk tempat dimana kamu bisa berbagi, membuat, kolaborasi dan penyimpan semua file data penting baik keperluan pribadi maupun pekerjaan.
Jadi dengan menggunakan Google Drive, kamu bisa upload semua jenis file ke Cloud Drive, berbagi dengan orang lain dan juga bisa diakses dari banyak platform seperti HP, Tablet, PC/Laptop. - Google Docs, Sheets dan Slides
Google docs berguna untuk membuat dokumen yang umumnya dalam format kertas A4, biasanya kita menggunakan Google Docs keperluan pembuatan surat atau dokumen tertentu.
Google Sheet digunakan untuk menulis data dalam bentuk tabel. Hitungan-hitungan yang membutuhkan format tabel kolom dan baris.
Google Slides untuk keperluan presentasi. Dapat digunakan untuk membuat slide.
Semua layanan tersebut dapat digunakan secara kolaboratif yang memungkinkan pengguna dapat melihat, edit dan membagikannya secara bersama-sama di waktu real time. Setiap perubahan langsung disimpan secara otomatis dan bisa dilacak setiap revisi yang ada.
Pada tahun 2014, google telah memperkenalkan dukungan Microsoft Office di Google Dokumen, Slide dan Shreadsheet sehingga tidak perlu adanya konversi. - Google Forms
Kamu bisa membuat form untuk keperluan surevi berbentuk formulir. Selain itu jg bisa digunakan untuk keperluan test online / kuis sederhana dengan mengisi pertanyaan-pertanyaan pada Google Forms.
Selain itu, masih banyak aplikasi pendukung lainnya jika kamu menggunakan Google Workspace. Aplikasi pendukung lainnya adalah Google Calender, Google Meet, Google Chat, Jamboard, Google Keep dan lainnya.
Kelebihan Google Workspace
Berikut rangkuman kelebihan atau keunggulan dalam menggunakan Google Workspace
- Email dengan domain pribadi
Kamu bisa memanfaatkan email Gmail dengan alamat email menggunakan nama domain pribadi. Umumnya jika kalo daftar email gratis dari Gmail mendapatkan email dengan akhiran @gmail.com, tetapi dengan Google Workspace kamu bisa daftarkan nama domain milikmu sendiri sebagai alamat email. Contoh natanetwork[at]nama-perushaan[dot]com. Sehingga kamu bisa terlihat lebih professional jika menggunakan domain sendiri, daripada menggunakan email gratisan Gmail. - Menyimpan dan bagikan file sepuasnya via Google Drive
Setiap pengguna produk Gmail, dia juga akan mendapatkan fasilitas penyimpanan drive yaitu Google Drive. Di sini bisa menjadi tempat dimana kamu menyimpan catatan, file, draf dan file lainnya. Dimana kamu juga bisa manage akses dari setiap file tersebut, apakah mau di private, public atau allow ke orang tertentu saja.
Hal ini tentu dapat memudahkan dalam bekerja secara kolaborasi. - Kolaborasi secara real time
Disadari atau tidak, jika bisa membuka dokumen Google docs secara bersama-sama untuk beberapa orang sekaligus. Disini kita dimungkinkan untuk melakukan modifikasi, edit, menambah dan menghapus secara bersama-sama langsung real time. Setiap data atau ketikkan yang tertulis secara otomatis akan tersimpan dan diketahui oleh orang lain yang membuka dokumen tersebut.
Perubahan tersebut terjadi secara instan. Sehingga hal ini sangat bagus untuk membangun ide dan mencapai kesepakatan secara online dengan cepat.
Jika membutuhkan pembicaraan yang banyak, maka anggota tim juga bisa menjadwalkan rapat melalui Google Meet untuk melakukan video call.
Penerapan teknis
Tentu untuk bisa memanfaatkan Google Workspace, dibutuhkan konfigurasi teknis. Di artikel ini kita akan coba bantu jelaskan singkat apa saja yang dibutuhkan agar Google Workspace bisa terhubung dengan domain kamu sendiri.
Seperti yang sudah disebutkan salah satu keunggulan Google Workspace adalah email Gmail dengan menggunakan domain pribadi, maka hal ini yang harus kamu persiapkan :
- Sudah membeli layanan Google Workspace.
- Sudah memiliki atau membeli domain keperluan pribadi atau perusahaan.
- Panel domain biasanya terdapat
DNS Managementyang bisa kamu set DNS Record nya - Set MX Record : (bagi yang daftar Google Workspace sebelum April 2023)
Nama/Host/Alias Prioritas Nilai/Jawaban/Tujuan Kosong atau @ 1 SMTP.GOOGLE.COM Kosong atau @ 5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM Kosong atau @ 5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM Kosong atau @ 10 ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM Kosong atau @ 10 ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM
set MX Record : (bagi yang daftar Google Workspace setelah April 2023)
Nama/Host/Alias Prioritas Nilai/Jawaban/Tujuan Kosong atau @ 1 SMTP.GOOGLE.COM - Pastikan tidak ada MX Record selain milik google. Jika ada MX Record lain, maka silahkan dihapus terlebih dahulu dan sisakan MX Record milik Google saja.
- Set SPF Record Google
SPF Record berfungsi untuk membantu mencegah spammer mengirim email palsu yang mengaku dari domain kamu.
Berikut record SPF Google yang harus kamu tambahkan :
Name: (isi nama domain kamu)
Type : TXT
TTL : dibiarkan sesuai default atau 14400
Record Value : v=spf1 include:_spf.google.com ~all - Verifikasi Domain
Setelah MX dan SPF Record sudah di set dengan benar, tunggu beberapa saat proses propagansi DNS maksimal 1x24jam.
Buka halaman google Workspace dan silahkan verifikasi domain kamu.
- Jika berhasil maka layanan Google Workspace terutama email sudah siap digunakan.
Kesimpulan
Sampai disini kamu pastinya sudah mengerti apa itu Google Workspace, kegunaan, cara penerapan teknisnya serta kelebihannya. Produk Google yang satu ini sudah tidak perlu diragukan lagi, Google Workspace sendiri juga akan terus berkembang kedepannya mengikuti permintaan jaman. Tidak menutup kemungkinan kedepannya akan muncul fitur baru yang belum terpikirkan oleh kita saat ini.
Google Workspace yang umum kebanyakan orang gunakan adalah fitur email (Gmail), chat (Google Meet), drive (Google Drive). Ketiga hal itu sudah menjadi kewajiban jika kita ingin melakukan kolaborasi tim secara online real time.
Selain itu kebutuhan Google Workspace, layanan hosting juga salah satu kebutuhan wajib loh! Terutama kamu yang ingin membuat website. Kamu bisa mengikuti informasi promo hosting dan domain dari Natanetwork. Demikian artikel penjelasan tentang Google Workspace, semoga bermanfaat ya sob!
